Банковская документация: виды документов, порядок оформления

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Банковская документация: виды документов, порядок оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.

Унифицированные бланки

Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:

• ордеры – расходный и приходный, сокращенно РКО и ПКО;
• книга;
• платежная ведомость (если через ККТ рассчитываются с сотрудниками).

Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:

• журнал регистрации данных счетчиков;
• сами показания;
• справки-расчеты;
• акты – о возврате и переводе средств, о направлении ККМ в ремонт и так далее;
• выписки о вызове технических специалистов.

Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).

В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).

Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.

О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».

Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:

Лим = Выр/РП × ДСб,

где:

Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;

РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);

ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).

Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .

Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.

Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.

Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.

Контроль за ведением кассовых операций

До 2012 года контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина от 17 октября 2011 года N 133н. На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины?

1. Учет наличных денег в кассе.
2. Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
3. Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
4. Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видеоаудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:

• на должностных лиц (руководителей организации или ИП) — от 4 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Электронный документооборот: как оформить?

Все банковские документы, которые служат основанием для проведения банковских операций в балансе кредитной организации, разделяют на три основные группы:

1. Расчетные документы служат основанием для отражения на счетах баланса расчетных операций банка, т.е. списания и зачисления денежных средств на счета клиентов банка, а также самого банка. К ним относятся: платежные поручения, платежные требования, аккредитивы, инкассовые поручения, т.е. все расчетные документы, которые предусмотрены Положением ЦБ РФ № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств» от 19 июня 2012 года.

2. Кассовые документы. На основании кассовых документов отражаются операции, связанные с движением наличных денег в операционной кассе банка. Положением ЦБ РФ № 630-П «О порядке ведения кассовых операций и правила хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» предусмотрены следующие виды кассовых документов:

а) объявления на взнос наличными – служат основанием для внесения наличных денежных средств (выручки) на расчетные счета клиентов – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Данный документ состоит из следующих частей – объявления, ордера и квитанции;

б) денежный чек – документ, предназначенный для получения наличных денежных средств клиентами банка – юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями со своих расчетных счетов на определенные нужды. При открытии расчетного счета клиент приобретает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Каждый чек уже содержит штамп банка и номер расчетного счета клиента. Работник банка, ответственный за ведение данного счета, собственноручно заполняет номер расчетного счета в каждом чеке, и только такой денежный чек может быть принят банком к исполнению;

в) приходный кассовый ордер – кассовый документ, на основании которого принимаются наличные денежные средства от физических лиц при зачислении средств на вклады и депозиты;

г) расходный кассовый ордер – кассовый документ, на основании которого выдаются и списываются со счетов наличные денежные средства по поручениям и в пользу физических лиц.

3. Мемориальные ордера используются для отражения операций в балансе банка, которые не связаны с перечислением денежных средств и движением наличных денег. Например, они используются для начисления процентов по привлеченным и размещенным средствам, для начисления заработной платы, для начисления износа (амортизации) основных средств, для учета формирования и использования фондов банка и т.д.

Для отражения операций по внебалансовым счетам используются приходные и расходные внебалансовые ордера.

Если средств на счете клиента не хватает для оплаты всех требований, которые предъявлены к клиенту, то работники банка обязаны производить оплату расчетных документов в порядке очередности, установленных законом. На данный момент (2018 год) действует следующая, установленная законом очередность:

1. Первая очередь – оплата исполнительных требований по решению суда в возмещение (компенсации) ущерба здоровью или жизни, а также уплата алиментов;
2. Вторая очередь – оплата по исполнительным поручениям и требованиям судебных органов в погашение задолженности по заработной плате, по трудовым договорам, а также по правам интеллектуальной собственности;
3. Третья очередь – оплата обязательств клиента банка по налогам, сборам, таможенным пошлинам и социальным страховым взносам;
4. Четвертая очередь – оплата исполнительных документов судебных органов по всем остальным операциям;
5. Пятая очередь – оплата расчетных документов по всем остальным операциям.

Клиенты банков могут предоставлять в банк расчетные документы на бумажных носителях. Но в последние годы – это становится редкостью, поскольку основная масса документов клиентов банков уже обслуживается в электронном виде, с использованием систем дистанционного банковского обслуживания. На расчетных документах, представленных в банк на бумажных носителях, обязательно ставятся собственноручные подписи директора и главного бухгалтера и оттиск печати, аналогичные ранее представленным в карточке образцов подписи и оттиска печати, которая хранится в банке. Банк также обязан обеспечить защиту и безопасность электронных аналогов подписи, используемых при дистанционном банковском обслуживании и четко регламентировать порядок совершения таких операций.

Каждый коммерческий банк по месту своего нахождения, обязан открыть в РКЦ (расчетно-кассовом центре) ЦБ РФ свой корреспондентский счет. Филиалам банка, по месту их фактического нахождения, в РКЦ могут открываться корреспондентские субсчета. Целесообразность открытия корреспондентских субсчетов своим филиалам головной банк решает самостоятельно. Если такой необходимости нет, то филиал осуществляет все свои безналичные расчеты через головной банк. Также для осуществления безналичных расчетов по поручениям своих клиентов, по своим операциям, коммерческие банки могут открывать друг у друга корреспондентские счета, минуя расчетную сеть ЦБ РФ. Между ЦБ РФ, а также между банками-корреспондентами заключается договор, в котором находят отражение следующие вопросы:

Серьезные требования ЦБ РФ предъявляет к организации внутреннего контроля в коммерческих банках. Работники конкретного коммерческого банка (Банка) осуществляют внутренний контроль путем:

• соблюдения действующего законодательства РФ и внутренних нормативных документов Банка при выполнении своих должностных обязанностей;
• совершения банковских операций и иных действий исключительно в пределах делегированных им должностными инструкциями и другими внутренними документами Банка прав и полномочий;
• обеспечения качественного и своевременного оформления и ведения первичной и отчетной документации;
• осуществления логического контроля, который представляет собой соответствие той или иной операции элементарной логике;
• обеспечения своевременного представления в отдел финансового мониторинга сведений об операциях клиентов, подлежащих обязательному контролю и необычных сделках;
• обеспечения составления и своевременного представления руководителю структурного подразделения в установленном порядке отчетов и информации о выполненной работе;
• обеспечения своевременного информирования руководителей подразделений и службы внутреннего контроля Банка о ставших им известными фактах и событиях, несущих угрозу сохранности активов и (или) имиджу Банка, а также фактов нанесения ущерба Банку и его клиентам.

Система внутреннего контроля основана на разграничении компетенции входящих в систему контроля органов и лиц, осуществляющих разработку, утверждение, применение и оценку эффективности процедур внутреннего контроля в Банке. Осуществление внутреннего контроля Банка заключается в обеспечении проведения операций только уполномоченными на то лицами и в строгом соответствии с определенными полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций, соблюдении требований действующего законодательства РФ и нормативных актов ЦБ РФ при проведении операций и отражении их в учете и отчетности.

Внутренний контроль в Банке осуществляется посредством следующих процедур:

• разработки нормативно-методических документов, регламентирующих рабочие процессы в Банке, процесс принятия решений и контроль за их исполнением, правила и процедуры контроля, а также своевременное их доведение до работников Банка;
• осуществления предварительного, текущего и последующего контроля за выполнением управленческих решений, совершением операций и сделок;
• организации системы сбора, обработки и передачи финансовой и управленческой информации, в т.ч. формирование достоверных отчетов, необходимых для принятия управленческих решений;
• осуществления мероприятий, направленных на повышение эффективности системы внутреннего контроля.

В целях осуществления внутреннего контроля и определения порядка осуществления контрольных функций в Банке разрабатываются и утверждаются внутренние нормативные документы, регулирующие деятельность органов управления Банка, структурных подразделений Банка, работников его подразделений, определяющие полномочия, правила, процедуры принятия решений, затрагивающих интересы Банка, его собственников (участников) и клиентов, регламентирующие порядок совершения банковских операций и других сделок, управления рисками. К внутренним документам Банка относятся регламенты, положения, инструкции, правила, процедуры, порядки, методики и другие документы. В связи с изменением законодательной и нормативной базы, технологии совершения банковских операций, организационной структуры и других условий деятельности Банка, постоянно проводится работа по их усовершенствованию, поддержанию актуальности, путем своевременного и полного внесения изменений.

Также для последующего контроля всех совершенных бухгалтерских операций, в штате Банка всегда предусматриваются отдельные работники, которые в течение следующего рабочего дня проверяют, на основании первичных документов и записей в лицевых счетах, правильность совершения всех бухгалтерских, включая кассовые, операций.

Контроль осуществляется и на этапе открытия счетов клиентам Банка – при приеме от клиентов всех видов документов, на всех стадиях документооборота, а также отражения операций в бухгалтерском учете и отчетности. Контроль в этом случае направлен на:

• четкое соблюдение клиентами правил оформления документов;
• своевременное выполнение Банком поручений клиентов;
• сохранность денежных средств и всех видов ценностей;
• зачисление всех видов платежей в точном соответствии с указанными реквизитами.

По всем операциям Банка, которые требуют дополнительного контроля, не допускается единоличного совершения их одним работником.

Руководитель Банка обязан обеспечить надежное хранение печатей, штампов и бланков Банка, учет которых ведется в отдельной книге и они выдаются под роспись работникам Банка для использования. Также коммерческие банки обязаны хранить бухгалтерские и финансовые документы в соответствии с Правилами государственного архивного дела в РФ. Ответственность за это несут руководитель Банка и главный бухгалтер Банка.

Банк может организовать хранение документов в электронном виде в виде надежно защищенных баз данных, с обеспечением возможности их распечатки на бумажных носителях по мере необходимости.

В более расширенном виде, внутрибанковский контроль выполняет следующие задачи:

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Наименование документа	Количество экземпляров	Создание документа	Представление документа	Ответственный за обработку документа	Срок хранения	Место хранения
Кто отвечает за создание и оформление	Кто утверждает (визирует, подписывает)	Кто	Кому	В какой срок
Платежное поручение	1	Старший бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Операционист банка	Ежедневно, не позднее 15.00	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления	До окончания календарного года — каб. 301, далее — каб. 308
Приходный ордер М-4	1	Кладовщик	Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика	Кладовщик	Бухгалтер по участку МПЗ	10-го,20-го и 30-го числа месяца	Бухгалтер по участку МПЗ	5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей
Приходный кассовый ордер КО-1	1	Кассир	Главный бухгалтер, кассир	Кассир	Старший бухгалтер	Ежедневно в конце рабочего дня	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления
Путевой лист грузового автомобиля	1	Менеджер по логистике	Менеджер по логистике, механик	Водитель	Бухгалтер по участку МПЗ	Ежедневно	Бухгалтер по участку МПЗ

Как организовать эффективный документооборот

Первичка особенно важна для документирования действий. Она подразделяется на два вида:

• Документы-основания. На основании этих бумаг осуществляются операции.
• Сопроводительная документация. Это бумаги, которые сопровождают движение средств. К примеру, это могут быть накладные, поручения по платежам и прочее.

Вся первичка, вне зависимости от ее типа, должна быть правильно оформлена.

Новый ФСБУ 27/2021 включает в себя всю основную информацию о работе с бухгалтерскими документами. Но это, конечно, не значит, что ранее данная область никак не регулировалась.

До 2020 года в РФ действовало Положение о документах и документообороте, утвержденное ещё приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105. Кроме того, отдельные правила работы с документами содержатся в Положении о бухучете, утвержденном приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

Теперь в части регулирования работы с документами приоритет получает новый ФСБУ 27/2021. В соответствии с письмом Минфина РФ от 09.06.2021 № 07-01-09/45392 другие нормативные акты о бухучете могут применяться наряду с федеральным стандартом, если они:

1. Усиливают требования, установленные стандартом.
2. Конкретизируют способы реализации требований стандарта для отдельных видов экономической деятельности.

Впрочем, многие положения ФСБУ 27/2021 повторяют ранее действовавшие нормы приказов № 105 и 34н. Однако есть и изменения, а также нововведения. Подробнее об этом расскажем далее в соответствующих разделах.

Новый стандарт действует для всех экономических субъектов, кроме бюджетных организаций. В частности, его действие распространяется и на банки (п. 1 ФСБУ 27/2021).

Ранее бюджетные организации подчинялись общим правилам регулирования документооборота, а банки, напротив — не подчинялись.

Правда, для банков и сейчас остались особенности. ЦБ РФ может принять свои нормативные акты по отдельным вопросам документооборота, и тогда банки получат право не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021. Это касается языка составления документов, отражения валюты платежа, а также внесения исправлений (п. 3 ФСБУ 27/2021).

Новый стандарт относит к бухгалтерским документам «первичку», а также учетные регистры (п. 2 ФСБУ 27/2021).

ФСБУ 27/2021 вступает в силу для всех, кто обязан его применять, с 1 января 2022 года. Но по желанию экономические субъекты могут начать использовать новый стандарт и раньше (п. 2 приказа № 62н).

Обязательные реквизиты

Пункт 4 ФСБУ 27/2021 определяет, что при оформлении бухгалтерских документов нужно использовать не только сам данный стандарт, но и нормы закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете».

В частности, речь идет об обязательных реквизитах первичных документов (ПД) и учетных регистров (УР), которые приведены в ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ:

1. Наименование документа (регистра).
2. Экономический субъект, который составил документ (регистр).
3. Дата составления (для ПД) или период (для УР).
4. Сущность хозяйственной операции (для ПД) или группировка объектов учета (для УР).
5. Денежное измерение хозяйственной операции или объектов учета.
6. ФИО, должности и подписи лиц, которые отвечают за составление документа или регистра.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем в общем случае подразумевать под ними и учетные регистры.

В бухгалтерские документы при необходимости можно, кроме перечисленных обязательных, включать и дополнительные реквизиты.

Язык составления документа и валюта

В общем случае бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке, а суммы в них отражать в рублях.

Если с учетом места ведения бизнеса требуется составлять бухгалтерские документы на иностранном языке, то такой документ должен содержать построчный перевод на русский язык.

Если операция выражена в иностранной валюте, то ее нужно записать в документ одновременно в этой валюте и в рублях по курсу ЦБ РФ на дату операции.

Дата составления документа

Под датой составления первичного документа ФСБУ 27/2021 подразумевает дату его подписания ответственным лицом или лицами (п. 8а ФСБУ 27/2021).

В общем случае первичный документ нужно составить непосредственно при совершении хозяйственной операции или сразу после нее. Но бывают ситуации, когда сделать это невозможно. Если дата операции и дата составления ПД не совпадают, то в документе нужно указать обе даты (п. 8б ФСБУ 27/2021).

Оправдательный документ и его использование в бухучете

ФСБУ 27/2021 ввел новое понятие «оправдательный документ». Это документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни, который компания получила в процессе работы, например: кассовый чек, товарный счет, решение суда и т.п.

Оправдательный документ не должен обязательно включать в себя все реквизиты, определенные законом для первичного документа. Использовать оправдательный документ в бухучете можно двумя способами:

1. Составить на его основе стандартный первичный документ. Тогда в первичном документе следует указать сведения, позволяющие идентифицировать оправдательный документ: наименование, номер, дату и т.п. (п. 8в ФСБУ 27/2021).
2. Если оправдательный документ содержит все реквизиты, установленные ст. 9 закона № 402-ФЗ, то его можно сразу использовать в качестве первичного. Оформлять дополнительные документы при этом не нужно (п. 9г ФСБУ 27/2021).

Особые варианты оформления хозяйственных операций

Пункт 9 ФСБУ 27/2021 разрешает бизнесменам в отдельных случаях составлять обобщенные первичные документы, т.е. оформлять одним документом несколько операций:

1. При оформлении длящихся фактов хозяйственной жизни (ФХД), например, начислении процентов или амортизации.
2. При оформлении повторяющихся ФХД, связанных между собой, например — несколько отгрузок по одному договору.
3. При оформлении участником биржевых торгов нескольких сделок.

В данном случае бизнесмен может самостоятельно определять периодичность составления документов с учетом принципа рациональности.

Например, если по договору в среднем проходит 2-3 отгрузки в месяц, то логично оформлять обобщенный документ ежемесячно, а если несколько отгрузок в неделю — то еженедельно.

Это новое положение, которого не было в ранее действовавших нормативных актах о документообороте.

Требования к системе регистров бухучета

В п. 10 ФСБУ 27/2021 впервые сформулированы требования к системе учетных регистров.

Указанные регистры должны обеспечивать соблюдение базовых принципов бухучета: полнота, достоверность, хронологическая запись, системность и т.п.

Логично, что документооборот, как и другие составные части бухучета, должен гарантировать соблюдение основных учетных принципов. Но ранее это правило не было сформулировано в нормативных актах, посвященных работе с документами.

Оформление и подписание бухгалтерских документов

При заполнении и подписании бумажных бухгалтерских документов нужно учитывать их срок хранения. Для большинства видов учетной документации он составляет 5 лет, но для документов, связанных с начислением и выплатой зарплаты – 50 лет.

Поэтому оформлять документы на бумаге следует так, чтобы в течение срока хранения можно было без проблем прочитать информацию. Например, бухгалтерские документы можно заполнять с помощью шариковой ручки, чернил или краски. Делать записи в бухгалтерских документах простым карандашом нельзя (п. 13 ФСБУ 27/2021).

Ошибки в первичных документах, составленных на бумаге, нужно исправлять путем зачеркивания. При этом должна быть хорошо видна как первоначальная неверная запись, так и исправленная. Нельзя использовать подчистки, замазывания и другие подобные способы, при которых нельзя будет прочесть исходную запись.

Необходимо указать дату исправления и заверить его подписями лиц, которые отвечают за составление документа с указанием их ФИО и должностей (п. 19, 21 ФСБУ 27/2021).

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета можно исправить как путем зачеркивания, так и с помощью корректировочных проводок (п. 22 ФСБУ 27/2021). Здесь возможны два варианта:

1. Если была проведена лишняя операция, то дополнительную проводку нужно сделать по тем же счетам, но со знаком минус (сторнирование).
2. Если же необходимая запись по счетам отсутствует (полностью или частично), то нужно сделать прямую проводку на необходимую сумму.

Сотруднику была начислена зарплата 10 000 рублей. С нее нужно было удержать НДФЛ по ставке 13% в сумме 1 300 рублей. Но бухгалтер допустил опечатку и сделал проводку ДТ 70 — КТ 68.1 на сумму 1 030 рублей. Чтобы начислить налог без ошибок, следует сделать дополнительную проводку по тем же счетам на сумму 270 рублей.

При ошибке в электронном документе нужно составить новый исправленный документ, который должен соответствовать следующим требованиям (п. 20 ФСБУ 27/2021):

1. Содержать указание на то, что составлен взамен ошибочного.
2. Быть заверенным электронными подписями тех же лиц, которые составили исходный документ.
3. Бухгалтерская программа должна обеспечивать возможность использования исправленного электронного документа только вместе с исходным.

В общем случае бумажные и электронные бухгалтерские документы следует хранить в виде подлинников (п. 23 ФСБУ 27/2021). Другие варианты допускаются только в особых ситуациях.

Например, при восстановлении бухучета бизнесмен может запросить у контрагентов дубликаты утраченных документов и далее хранить их.

Место хранения бумажных бухгалтерских документов и баз данных с электронными документами в общем случае — территория РФ. Но если бизнесмен работает и за пределами РФ, то, с учетом требований законов конкретной страны, он должен обеспечить параллельное хранение документов в месте ведения деятельности (п. 25 ФСБУ 27/2021).

Хранить документ нужно в том формате (бумажном или электронном) в котором он был составлен первоначально (п. 24 ФСБУ 27/2021). Нельзя переводить бумажный документ в электронный формат для хранения или распечатывать электронный с той же целью.

Конечно, сама по себе «оцифровка» или распечатка бухгалтерских документов, например, для отправки контрагенту или создания резервной копии, не запрещена. Но юридическую силу будет иметь только тот документ, который хранится в первоначальном формате.

Порядок доступа к бухгалтерским документам устанавливает руководитель организации. О каждом факте такого доступа следует сообщить главбуху или иному лицу, которое ведет бухучет в компании (п. 26 ФСБУ 27/2021).

В новом стандарте впервые сформулированы требования к организации документооборота (п. 28-30 ФСБУ 27/2021):

1. Своевременное отражение фактов хозяйственной жизни в первичных документах и их передачу в бухгалтерию. За своевременность оформления и сдачи в бухгалтерию «первички», а также за достоверность данных в ней отвечают сотрудники, которые подписали эти документы.
2. Своевременный перенос первичных учетных данных в регистры и составление бухгалтерской отчетности. Соблюдение этого правила должно обеспечить лицо, которое ведет бухучет в компании.
3. Предотвращение несанкционированного доступа к бухгалтерской информации. За этот аспект отвечает руководитель компании, он же несет ответственность за документооборот в целом.

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Последние нововведения в кассовых операциях

Следующие крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

• Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
• Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
• Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
• Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
• Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом здесь.

Последняя редакция кассового порядка введена с 30.11.2020 (указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). С этой даты:

• были внесены изменения в оформление расчетов с подотчетниками;
• обособленным подразделениям разрешили не вести кассовую книгу, если они не хранят деньги, а сдают их в кассу юрлица;
  исключено требование отражать в платежной ведомости депонирование не выданной в срок зарплаты;
• кассиров обязали проводить контроль платежеспособности наличных денег при их приеме и запретили им выдавать банкноты даже с одним повреждением (такие банкноты нужно сдавать в банк);
• определены правила ведения кассовых операций с применением автоматических устройств без участия работника.

Документооборот и его сущность

Документооборот — это движение документов между их составителями и исполнителями в процессе финансовохозяйственной деятельности банков.

Документооборот в банке должен обеспечить следующее:

• — ежедневное оформление всех бухгалтерских документов и отражение их по счетам банка в этот же день;
• — оплату расчетных и кассовых документов в пределах наличия денежных средств на лицевом счете плательщика на начало дня;
• — составление сводных платежных документов на следующий день;
• — прием расчетных документов, подписанных должностными лицами, наделенными правом подписи, и заверенных печатью клиентов;
• — подписи должны быть разборчивы и соответствовать росписи в карточках их образцов;
• — соблюдение графика обслуживания клиентов;
• — прием расчетных документов на бумажных носителях и в электронном виде.

Банковская документация представляет собой совокупность документов, являющихся письмен­ным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете.

К банковской документации относят следующие виды документов:

Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры и т.д.). Они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к ис­полнению.

Кредитно-плановые документы . К ним относятся кредитно-расчетные документы, ходатай­ства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога, страхования и т.д.

Оперативно-расчетные документы. На основании этих документов работники учетно-опе­рационного отдела совершают денежно-расчетные операции. К такого рода документам от­носятся, например, платежные поручения, авизо, мемориальные ордера и т.п.

Кассовые документы , т.е. документы, связанные с приемом и выдачей наличных денег.

Документы по внутрибанковским операциям (ведомости АО зарплате, авансовые отчеты, счета-фактуры).

Наиболее распространенный вид банковских документов – денежно-расчетные доку­менты . Денежно-расчетные документы поступают в банки от предприятий и учреждений, дру­гих банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Все де­нежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на кас­совые, мемориальные и внебалансовые.

Сшив бухгалтерских документов дня

В сшив бухгалтерских документов, которые хранятся на бумажных носителях, помещаются расчетные документы, мемориальные ордера, сводные бухгалтерские документы, а также кассовые документы — кассовые журналы по приходу и расходу. Кроме самих бухгалтерских документов в сшив можно помещать приложения к мемориальным ордерам, которые являются основанием для проведения операций. При этом необходимо учитывать, что в мемориальных ордерах, имеющих приложения, должны быть ссылки на количество приложенных документов и листов в соответствии с формой мемориального ордера ОКУД 0401108, утвержденной Указанием от 29.12.2008 N 2161-У.

Кроме того, в сшив помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде. Перечень бухгалтерских и кассовых документов, хранение которых может осуществляться в электронном виде, регулируется Указанием N 2346-У.

Такими документами являются:

• расчетные документы, платежные ордера, изначально составленные или поступившие в электронном виде;
• мемориальные ордера;
• кассовые документы, которые не содержат подписи клиента: приходный кассовый ордер 0402008, не содержащий подписи вносителя средств; расходный кассовый ордер 0402009, не содержащий подписи получателя средств;
• кассовый журнал по приходу;
• кассовый журнал по расходу;
• реестр операций с наличной валютой и чеками;
• реестр платежей по приему наличных денег для уплаты коммунальных, налоговых и других платежей;
• распоряжение об отражении в бухгалтерском учете начисленных процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам;
• электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт.

В электронном виде можно хранить только бухгалтерские документы, нормативный срок хранения которых не превышает десяти лет, документы со сроком хранения больше десяти лет подлежат распечатыванию и хранению только на бумажном носителе.

При хранении вышеуказанных документов в электронном виде кредитная организация в бухгалтерские и кассовые документы дня обязана подшивать справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных по каждому счету.

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

Зачем нужно подключать ЭДО

Основной фактор — это преимущества электронного документооборота перед бумажным. Наиболее очевидные из них:

1. Экономия средств.

Организация ЭДО в компании позволяет сэкономить на приобретении бумаги и копировальных расходников, а также услугах доставки. В крупных компаниях расходы на оформление бумажных документов и их доставку довольно значительные, поэтому минимизация расходов при переходе на ЭДО — весомый плюс.

2. Ускорение процесса обмена документами.

Подключение электронного документооборота позволяет сэкономить не только деньги, но и время. Передача документов происходит практически моментально. Сотрудники, которые были привлечены к оформлению и организации передачи бумажных документов, смогут потратить освободившееся время на другие не менее важные задачи.

3. Обеспечение сохранности и безопасности документов.

В системах ЭДО реализована возможность отслеживания статуса документа. Вы всегда будете знать, получил ли документацию контрагент. Кроме того, операторы ЭДО при передаче электронных документов сохраняют их копии на своих облачных серверах, поэтому можно не переживать, что они потеряются. Передача электронной документации осуществляется по зашифрованным каналам связи, что защищает документооборот от «утечки» данных.

4. Оптимизация бизнес-процессов.

Наличие возможных ошибок в электронном документе из-за человеческого фактора компенсируется системой проверки, которая позволяет в считаные минуты исправить все неточности.

5. Электронный архив.

Организация электронного архива позволяет не только освободить выделенное помещение от хранящейся бумаги, но и реализовать для сотрудников удобную систему поиска, с помощью которой можно получить очень быстро доступ к искомому документу.

Начало работы: концепт

Разработку нового процесса мы запустили ещё в начале пандемии. Наш департамент информационных технологий предложил решение на базе механизма, которым уже пользуются 90 % юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, — юридически значимый электронный документооборот на базе операторов ЭДО. Это тот самый документооборот и те самые операторы, через которых большая часть организаций и предприятий направляет в ФНС отчётность и взаимодействует с энергосбытовыми компаниями по хозяйственным операциям. Это работает так: при подключении к оператору ЮЗД юридическое лицо или индивидуальный предприниматель получает усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и по ней удостоверяющий центр идентифицирует представителя компании. После этого для банка отправитель документов становится связан с компанией, которую он представляет. Операторы ЭДО связаны роумингом, что позволяет получать заявки и документы от всех абонентов ЮЗД.

Что мы будем делать дальше

У электронного ЮЗД много перспектив и преимуществ. Не только с точки зрения экологии (все мы знаем: меньше бумаги — больше деревьев), но и практичности. Ведь чем быстрее обрабатываются документы, тем быстрее можно получить кредит. Процесс, безусловно, будет совершенствоваться, возможно, будет расширена и продуктовая линейка для потенциальных клиентов банка.

Сейчас перед ДИТ стоят более понятные, но не менее важные задачи:

• обеспечить безотказность процесса;

• доработать используемые банком системы и интеграции между ними;

• реализовать новые механизмы по интеллектуальной автоматической обработке, распознаванию и верификации поступающих в банк документов, чтобы снизить нагрузку на операционистов и повысить скорость обработки документов;

• обеспечить работу с использованием ЮЗД и объединить процессы банка, клиента и контрагента в мире электронных документов;

• реализовать то, что ещё не придумано, ведь эта область пока только развивается.

Организация документооборота в банке

Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками. В списке обязательных характеристик и требований, которые банки предъявляют к СЭД/ECM-системам, содержатся следующие:

• возможность использования ЭП (электронной подписи) и шифрования;
• масштабируемость;
• высокое быстродействие;
• повышенный уровень защищенности;
• возможность интеграции с различными IT-продуктами;
• соответствие требованиям банковского законодательства и иным нормативным актам в этой сфере и др.

Похожие записи:

• Как восстановить удостоверение в 2021 году?
• Какие положены льготы по ЖКХ Чернобыльцам в 2024 году
• Программу льготных автокредитов продлили на декабрь и перезапустят в 2023 году